La Coordinación Administrativa: retos y motivaciones en servicio al CIEE

Dentro de los principios de la Gestalt, una de sus leyes de la percepción nos habla sobre la figura y el fondo: una relación intrínseca requerida en todo lo que existe para que pueda ser percibido como realmente es, que a final de cuentas termina construyendo nuestra percepción de la realidad. En una institución de ciencia como el Instituto Nacional de Salud Pública (INSP) la labor de investigación lleva a un enfoque hacia el mundo de las ideas, el fondo, lo abstracto, la esencia del conocimiento y generación de ciencia. Sin embargo, engañamos a nuestra percepción cuando damos una mayor prioridad  al fondo, olvidando la figura que lo contiene y volviendo necesario el dar un paso atrás para observar la figura en su totalidad nutriendo nuestra visión de la realidad.

En esta entrega de ReconoCIEEndonos creemos que es importante dar lugar a parte de esa figura, a los procedimientos que hacen posible que el mundo de las ideas se exprese en acciones concretas y alcance objetivos superiores por medio de un trabajo en equipo, así como las “manos invisibles” que están detrás de estos procesos, mostrando su cara y nombre, así como dar a conocer sus ideas, anhelos y motivaciones.

La coordinación de administración del Centro de Investigación en Evaluación y Encuestas (CIEE) del INSP es un equipo de trabajo conformado actualmente por 14 personas que llevan a cabo todos los trámites y movimientos necesarios para sostener las actividades del Centro, desde la compra de lápices y plumas hasta la preparación de las brigadas de entrevistadores en los proyectos administrativos más ambiciosos. “Somos un área de servicio, de apoyo a la investigación. Somos el área que facilita todas las gestiones administrativas de los requerimientos que se generan para cada uno de los proyectos” comentó en entrevista Sandra Herrera, Jefa de departamento de esta coordinación administrativa.

Los proyectos del Centro de Investigación en Evaluación y Encuestas forman un vitral multicolor con una amplia gama de temas y enfoques con igualmente variadas necesidades en cuanto a recursos, tanto humanos como materiales. Para poder dar alcance a estos distintos requerimientos, el área de administración, que sirve a todos ellos, ha encontrado en la especialización un eficiente método de trabajo. A pesar de que todo el equipo administrativo está vinculado directamente con la coordinación, está organizado en dos sub equipos de trabajo: uno brinda atención a la Dirección de Encuestas y el otro a la Dirección Adjunta, la Dirección de Estadística y el Área de Economía. “Estas divisiones tienen que ver con carga de trabajo, y porque encuestas tiene cargas de trabajo en tiempos y circunstancias específicas.” Menciona Sandra al respecto.

A pesar de esto, todo el equipo administrativo sigue la misma lógica, las tareas principales 2013-03-15 11.05.29se dividen entre las diferentes personas creando ventanillas únicas para cada tipo de procedimiento administrativo, eficientando procesos de comunicación con el área Central, que da seguimiento a la normatividad de todos los trámites. “Esto está diseñado de tal forma que empatemos en cómo funciona la administración central y que seamos poca la gente la que interactúa con ellos con el fin de eficientar la comunicación”, agregó la coordinadora.

“Mi trabajo se basa en el seguimiento de las actividades en general que se hacen en esta área” comenta Lety Machuca, “se trata de la gestión administrativa de todos los proyectos de Estadística, Economía y la Dirección Adjunta” agregó. Con ella en la oficina también se encuentran Gaby Ortega, Tere Brito, Lupita Flores y María Elena Iturbe en un ambiente tranquilo y de mucho compañerismo. “Disfruto mucho del ambiente de trabajo, es muy tranquilo” comentó Helena cuando le preguntamos sobre lo que disfrutaba de su trabajo, que es de apoyo administrativo. “A mí me fascina estar bien metida en mi chamba” comentó por su lado Lupita, encargada de trámites administrativos, como boletos de avión, gastos a comprobar, reembolsos de gastos y órdenes de servicio, entre otras actividades. Gaby lleva los saldos de los convenios de las mismas áreas, básicamente administra los recursos de los proyectos. Ella disfruta mayormente de las cuentas y del ambiente de trabajo con sus compañeras, que es muy cordial, en tiempos tranquilo pero generalmente acelerado. Tere, por su parte, nos comentó que disfruta mucho del contacto con la gente, los procesos de contratación y seguimiento a pagos le brindan una oportunidad de conocer a los integrantes del Centro y es para ella una gran satisfacción y reto el brindar el pago en tiempo a dichas áreas del Centro.

Cada proyecto tiene necesidades particulares, en el caso de las encuestas es una carrera contra el tiempo. La sección del equipo de administración que dirige sus esfuerzos hacia los proyectos de encuestas tiene este componente muy presente en su trabajo. Al respecto Paty Ramos comentó, “me gusta la adrenalina y la presión, a mi me emociona cuando ya van a salir a campo”, Paty lleva la adquisición de bienes y servicios para las encuestas, así mismo, ubica dentro de sus mayores retos el proveer a los entrevistadores de todo lo que necesitan para su labor en campo. “Aurora tiene razón cuando dice que el campo merece respeto […] las encuestas llegan como avasalladoras, y tienes que cumplir tiempos cortos donde se tiene que generar información importante, además de que un error en campo tiene implicaciones financieras importantes”, compartió Sandra.

Sobre su última experiencia en encuestas, en la ENSANUT 2012, Sandra nos compartió, con emoción, el reto que representó esta encuesta: “Con la ENA como antesala, la ENSANUT fue un reto, ya que se llevó a cabo en un esquema de ampliación presupuestal con el que trabajamos por primera vez. Esto trajo retos importantes. Ejercer el presupuesto federal es sumamente difícil, hay mucha normatividad, mucha reglamentación, fiscalización y muchos permisos ante la secretaría de hacienda y crédito público, que no dependen del Instituto.”

El equipo que apoyó en esta, y demás encuestas, coincide en la ubicación de los mayores retos: Miguel Angel Ruiz, encargado del parque vehicular, así como la entrega de material y equipo para el personal de campo de encuestas comentó “Mi reto es superar mi capacidad cada día para que salgan bien las brigadas a campo”. En este mismo sentido, Oscar Zurita, encargado del área de contratos del personal para las encuestas y Victor Roberto Serrano, que controla los viáticos y comprobaciones, coinciden en que su mayor reto es el cumplir con los tiempos y normatividades para la sensación de seguridad de los trabajadores en campo. Eliseo Nápoles, que también da seguimiento a gastos por comprobar y viáticos -entre otros- lo resume en que “hay un compromiso general de todo el equipo para que se haga el trabajo”, esto es algo que se percibe fácilmente.

“Para mí  el reto es que la gente vaya a su trabajo fuera de su casa y que todo fluya como debe, que tengan todo lo necesario para llevar a cabo sus funciones. Pero muchas veces el recurso no está empatado con las necesidades al tiempo que se presentan” reflexionó la coordinadora.

Para la ENSANUT 2012 se llevaron a cabo un sinnúmero de trámites, movimientos y procesos administrativos entre 2011 y 2012. “¡Es una emoción tan grande cuando salen las brigadas a campo! Fue algo muy emocionante y muy gratificante; hicimos una encuesta con presupuesto federal, por primera vez. A pesar de que se llevó a cabo un recorte presupuestal a la mitad del operativo, hoy en día tenemos un libro hermoso, que si bien lo hicieron los investigadores, hubo muchísimo trabajo de parte de la subdirección de Encuestas y del equipo administrativo”, relató Sandra.

Como una estación de servicio, la coordinación administrativa del CIEE ubica su mayor reto en atender en tiempo y forma los requerimientos de los proyectos de investigación, de los que se comprende su importancia; sin embargo, esta relación no siempre es fácil. “A veces no es fácil enfrentar algunos trámites, todo lleva un proceso y es importante comprender y respetar los tiempos que se requieren” comentó al respecto Lety, un sentir generalizado en esta coordinación.  “Muchas veces se desconocen los procesos que cada quien lleva a cabo” agregó Norma Ramírez,  quien lleva saldos y convenios, así como es el enlace entre la2013-03-15 11.06.49 coordinación y el equipo de trabajo de administración en la sede de Tlalpan. “Hay algunos procesos que son muy complejos” agregó Alberto Alejandre, que brinda apoyo administrativo a esta área de la administración, “Hay tiempos para los trámites y es importante ser conscientes del tiempo que lleva cada el trámite”, concluyó. “Mi mayor reto es que sepan que sus necesidades son mi prioridad” mencionó Lupita por su parte.

Para la coordinadora se trata de una oportunidad de crecimiento: “Se tiene una clara tendencia a dejar a la administración al final. Hoy por hoy, el desconocimiento de nuestros tiempos y de nuestro quehacer lleva a la no comprensión de por qué cada proceso necesita su tiempo. Yo quiero que vayamos hacia una administración por procesos y la sistematización y difusión de los mismos; ya no ser reactivos a lo urgente, sino que todos los procesos estén sistematizados”, comentó.

El equipo de administración fue generoso al compartir sus motivaciones, en las que encontramos en repetidas ocasiones a la familia “Mi hija es mi mayor motivación para realizar mi labor, está por cumplir 5 años” comentó Gabriel Sánchez, encargado de la contratación del personal para las encuestas, “Yo disfruto mucho lo que hago, saber que la gente está cobrando a tiempo… me motiva el saber que la gente está bien, si ellos están bien, yo estoy bien.” Compartió Oscar al respecto.

El amor por lo que hacen, el gusto por la adrenalina y saber que hacen correctamente su trabajo son características generalizadas en el equipo. “Hacemos nuestro trabajo con pasión, todos lo hacemos con entrega y con dedicación. Hemos logrado conformar un buen equipo de trabajo con personas comprometidas y tenemos ganas de hacer mejor las cosas. Me gustaría que la coordinación de la administración fuese hacia la excelencia, me encantaría que nuestros servicios fueran de primera, que fueran oportunos, suficientes, a mediano plazo buscamos calidad.” señaló Sandra.

Actualmente, el equipo de administración trabaja de lleno para lograr este objetivo. A través de talleres de coaching multidimensional, reuniones periódicas para la sistematización de procesos y el próximo estreno de nuevas maneras de difundir los servicios que brindan al Centro, la coordinación administrativa está trabajando de lleno por mejorar su capacidad de respuesta y brindar cada vez un mejor servicio al Centro.

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Agradezco atentamente la amable y entusiasta participación del equipo de administración del Centro, así como su interés por dar a conocer su trabajo hacia el resto del Centro. Gracias a Alberto, Eliseo, Gabriel,  Gaby, Maria Elena, Lety, Lupita, Miguel, Norma, Oscar, Paty, Sandra, Tere  y Víctor.   

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Acerca de cieeinsp

Centro de Investigación en Evaluación y Encuestas del Instituto Nacional de Salud Pública de México.
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3 respuestas a La Coordinación Administrativa: retos y motivaciones en servicio al CIEE

  1. Alejandra dijo:

    FELICIDADES!!! es un trabajo duro, sin reconocimiento exterior pero son grandes recompensas internas, Enhorabuena

  2. Cid dijo:

    Un acierto el expresarse así ante situaciones que muchas veces se escapan de nuestras manos. Se ve que han conformado un gran equipo y esperamos como comunidad INSP que sigan por el mismo camino….Felicidades!!!

  3. Pingback: Del Director: El reto del equipo administrativo del CIEE |

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